Bedingungen zur elektronischen Rechnungsstellung

Vorbemerkung

Der Rechnungsempfänger ist aufgrund vertraglicher Vereinbarungen Kunde des Rechnungsstellers. Zum Zweck der beiderseitigen Prozessoptimierung soll der Rechnungssteller seine Mietwagenrechnungen in Zukunft nur noch elektronisch an den Rechnungsempfänger senden.

§ 1 Definitionen

GDPdU                    Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (BMF Schreiben von 16.07.2001 - IV D 2-S 0316 - 136/01, BSTBL I Seite 415).

GoBS                      Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (Anlage zum BMF Schreiben vom 07.11.1995 - IV A 8 - S 0316 - 52/95 -, BStBl I S. 738).

Firmenkunden          Kunden, die nach dem Umsatzsteuergesetz zum Vorsteuerabzug berechtigt sind

Privatkunden            Gemäß Umsatzsteuergesetz nicht zum Vorsteuerabzug berechtigte Kunden

SigG                        Signaturgesetz

Signatur                   qualifizierte elektronische Signatur gem. § 2 Nr. 3 SigG

Signaturgesetz         Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876), das durch Artikel 2 des Gesetzes vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876) geändert worden ist, in der jeweils gültigen Fassung.

UStG                       Umsatzsteuergesetz

§ 2 Elektronischer Rechnungsversand

Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Rechnungen des Rechnungsstellers in Zukunft nur noch in elektronischer Form an den Rechnungsempfänger versandt werden. Der Rechnungsempfänger ist damit einverstanden, dass er ab diesem Zeitpunkt keine Papierrechnungen mehr erhält, soweit im Folgenden nichts anderes geregelt ist. Die technischen Einzelheiten sind für Firmenkunden in dem Datenblatt enthalten, das Teil dieser Vereinbarung ist.

§ 3 Elektronische Rechnung

(1) Technische Eigenschaften und deren Änderungen

Der Rechnungssteller versendet an Firmenkunden die Rechnungen auf die im Datenblatt genannte Art und Weise mit den im Datenblatt beschriebenen technischen Eigenschaften. Die Parteien können im Datenblatt besondere Verfahren der Versendung wie z.B. sichere Verbindungen oder Abholverfahren vereinbaren. Für Änderungen der technischen Eigenschaften gilt § 4 Abs. 3. Privatkunden erhalten die elektronischen Rechnungen an die von ihnen bekannt gegebene E-Mail-Adresse.

 

2) Signaturgesetz-Konformität

Der Rechnungssteller gewährleistet, dass jede elektronisch übermittelte Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz versehen ist. Der Rechnungssteller kann die qualifizierten elektronischen Signaturen mit allen technischen Verfahren erstellen, die den Vorgaben des Signaturgesetzes entsprechen. Der Rechnungssteller kann die Rechnungen auch in einem automatisierten Massenverfahren signieren.

 

(3) Umsatzsteuergesetz

Der Rechnungssteller gewährleistet, dass die elektronischen Rechnungen den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes in seiner jeweils geltenden Fassung genügen.

 

(4) GoBS

Das bei der elektronischen Übermittlung der Rechnungen angewandte Verfahren und seine Dokumentation entsprechen in Aufbau und Ablauf den Anforderungen der GoBS.

 

(5) Bestätigungen

Der Rechnungssteller kann dem Rechnungsempfänger, der Firmenkunde ist, Kopien der im Datenblatt aufgeführten Bestätigungen und Bescheinigungen zur Verfügung stellen.

 

(6) Ersatzverfahren bei technischen Störungen

Sollten technische Störungen den Rechnungssteller vorübergehend daran hindern, elektronische Rechnungen zu versenden, ist er berechtigt, für die Dauer der technischen Störungen stattdessen Papierrechnungen an den Rechnungsempfänger zu versenden. Der Rechnungssteller wird den Rechnungsempfänger unverzüglich über derartige Störungen informieren.

 

(7) Der Rechnungssteller kann sich zur Signierung oder zur elektronischen Versendung der Rechnungen eines Dritten bedienen.

§ 4 Pflichten des Rechnungsstellers

(1) Prüfung der elektronischen Signatur vor Versendung

Der Rechnungssteller wird vor Versendung der Rechnung prüfen, ob die Rechnung seit der elektronischen Signierung unversehrt ist und ob die Signatur von dem dazu bevollmächtigten Mitarbeiter des Unternehmens oder eines beauftragten Dritten stammt. Die beim Rechnungssteller signierberechtigten Personen oder die verwendeten Pseudonyme werden im Datenblatt genannt. Der Rechnungssteller kann dem Rechnungsempfänger jederzeit schriftlich Änderungen dieses Personenkreises anzeigen. Der Rechnungssteller weist ausdrücklich darauf hin, dass aktive Inhalte, die die Darstellung (z.B. Ausdruck, Anzeige) oder den Inhalt der Rechnung beeinflussen, erst nach der Signatur und deren Prüfung an die Rechnung angefügt werden. Änderungen der Rechnung nach der Signaturprüfung z.B. durch sog. aktive Inhalte können vom Rechnungssteller nicht festgestellt werden. Rechnung im Sinne dieser Vereinbarung ist deshalb nur die Rechnung im Zeitpunkt der Signierung. Nur diese Datei, d.h. ohne aktive Inhalte, ist Gegenstand der weiteren Prüfung durch den Rechnungsempfänger und nur diese Datei sollte er weiterverarbeiten. Auch aus diesem Grund sollte der Rechnungsempfänger unbedingt bei Eingang der Rechnung eine eigene Prüfung durchführen.

 

(2) Änderungen des Verfahrens

Der Rechnungssteller wird Änderungen des Verfahrens der elektronischen Rechnungsversendung, soweit der Rechnungsempfänger von diesen Änderungen betroffen ist, dem Rechnungsempfänger rechtzeitig, mindestens jedoch vier Wochen vor Inkrafttreten dieser Änderungen mitteilen.

§ 5 Pflichten des Rechnungsempfängers sofern er Firmenkunde ist

(1) Sicherstellung des Zugangs

Der Rechnungsempfänger, stellt  sicher, dass die elektronischen Rechnungen wie im Datenblatt vereinbart,  ihm zugehen können oder von ihm, falls vereinbart, abgeholt werden. Störungen an den Empfangseinrichtungen des Rechnungsempfängers oder sonstige Umstände im Einflussbereich des Rechnungsempfängers, die den Zugang verhindern, gehen zu Lasten des Rechnungsempfängers. Eine Rechnung ist zugegangen, sobald sie im Herrschaftsbereich des Rechnungsempfängers eingegangen ist. Verschickt der Rechnungssteller lediglich einen Hinweis, aufgrund dessen der Rechnungsempfänger die Rechnung selbst abrufen kann oder stellt er die Rechnung nur zum Abruf bereit, ist die Rechnung zugegangen, wenn sie vom Rechnungsmpfänger abgerufen worden ist. Erhält der Rechnungsempfänger davon Kenntnis, dass er eine Rechnung nicht empfangen konnte, wird er den Rechnungssteller unverzüglich darüber informieren. Der Rechnungssteller wird dann eine Kopie der Rechnung, die auch als Kopie gekennzeichnet ist, erneut versenden. Kann die Störung nicht sofort behoben werden, kann der Rechnungssteller bis zur Behebung der Störung Papierrechnungen versenden. Die Mehrkosten für die Versendung von Kopien elektronischer Rechnungen und die Versendung von Papierrechnungen trägt in diesem Falle der Rechnungsempfänger.

 

(2) Der Rechnungsempfänger wird ihm vom Rechnungssteller zur Verfügung gestellte Zugangsdaten, Nutzernamen und Passwörter sorgfältig aufbewahren und streng vertraulich behandeln. Sollte der Rechnungsempfänger erfahren, dass unbefugte Dritte Zugang zu diesen Informationen hatten, wird er den Rechnungssteller unverzüglich informieren.

 

(3) Rechnungsprüfung

Dem Rechnungsempfänger ist bekannt, dass er nach GDPdU vor einer weiteren Verarbeitung der eingehenden elektronischen Rechnungen die qualifizierte elektronische Signatur im Hinblick auf die Integrität der Daten und die Signaturberechtigung prüfen und das Ergebnis dokumentieren muss. Das Datenblatt enthält ggf. weitere Hinweise zum Umfang der Prüfungspflicht. Der Rechnungsempfänger kann sich zur Durchführung der Prüfung eines Dritten bedienen. Er wird dann im Datenblatt die entsprechenden Angaben machen, falls die Versendung der Rechnung direkt an den Dritten erfolgen soll.

 

(4) Dispute Handling und Verfahren bei fehlgeschlagener Rechnungsprüfung

Führt die Prüfung der mit der Rechnung übermittelten elektronischen Signatur beim Rechnungsempfänger zu dem Ergebnis, dass die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung nicht gewährleistet ist, wird der Rechnungsempfänger den Rechnungssteller unverzüglich darüber informieren. Zu diesem Zweck wird der Rechnungsempfänger dem Rechnungssteller die Einzelheiten auf elektronischem Wege mitteilen, die zu einem negativen Ergebnis der Prüfung führten, z.B. in Form eines Prüfungsprotokolls. Ebenso ist zu verfahren, wenn die Rechnung inhaltlich falsch ist (z.B. Preis-, Mengen-, Konditionendifferenzen). Die Berichtigung einer Rechnung durch den Rechnungssteller erfolgt ebenfalls auf elektronischem Wege nach Maßgabe von § 14 Abs. 3 UStG und der vorliegenden Vereinbarung. Hat der Rechnungssteller die Gründe für die Berichtigung zu vertreten, trägt er die Kosten. Ansonsten trägt der Rechnungsempfänger die Kosten einer Berichtigung. Dem Rechnungsempfänger wird ausdrücklich empfohlen, auch die ursprüngliche, zu berichtigende Rechnung aufzubewahren.

 

(5) Aufbewahrung

Dem  Rechnungsempfänger ist bekannt, dass er die erhaltenen Rechnungen sowie die Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten (z.B. qualifizierte elektronische Signatur) sowie das Ergebnis der Prüfung der Signatur aufbewahren muss, selbst wenn nach anderen Vorschriften die Gültigkeit dieser Nachweise bereits abgelaufen ist. Diese Dokumente müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar sein. Nachträgliche Änderungen sind nicht zulässig. Der Ausdruck auf Papier ersetzt nicht die elektronische Archivierung. Bei Einsatz von Kryptographietechniken sind die verschlüsselte und die entschlüsselte Rechnung sowie der Schlüssel zur Entschlüsselung der elektronischen Rechnung aufzubewahren. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Regelungen zur Aufbewahrung von Rechnungen, insbesondere HGB, AO, § 14 b UStG, die GoBS sowie die GDPdU. Dem Rechnungsempfänger sind seine Pflichten im Zusammenhang mit dem Erhalt, der Prüfung und Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen bekannt. Für die Erfüllung seiner gesetzlichen Pflichten, insbesondere seiner Nachweispflichten gegenüber dem Finanzamt ist ausschließlich der Rechnungsempfänger verantwortlich.

 

(6) Mitteilungspflicht von Änderungen

Der Rechnungsempfänger wird dem Rechnungssteller Änderungen seiner im Datenblatt gemachten Angaben rechtzeitig, spätestens jedoch vier Wochen vor deren Inkrafttreten mitteilen.

§ 6 Haftung

(1) Haftung des Rechnungsstellers

Der Rechnungssteller stellt den Rechnungsempfänger von allen Ansprüchen Dritter, insbesondere des Finanzamtes, frei, die gegen den Rechnungsempfänger geltend gemacht werden, weil der Rechnungssteller seinen gesetzlichen und vertraglichen Pflichten im Zusammenhang mit der Versendung von elektronischen Rechnungen schuldhaft nicht nachgekommen ist.

 

(2) Haftung des Rechnungsempfängers

Der Rechnungsempfänger stellt den Rechnungssteller von allen Ansprüchen Dritter, insbesondere des Finanzamtes, frei, die gegen den Rechnungssteller geltend gemacht werden, weil der Rechnungsempfänger, sofern er Firmenkunde ist, seinen gesetzlichen und vertraglichen Pflichten im Zusammenhang mit dem Empfang, der Prüfung oder der Aufbewahrung elektronischer Rechnungen schuldhaft nicht nachgekommen ist.

§ 7 Schlussbestimmungen

(1) Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Diese Vereinbarung unterliegt deutschem Recht. Gerichtsstand ist Hamburg sofern der Rechnungsempfänger Kaufmann ist.

 

(2) Sollte eine Bestimmung dieser Vereinbarung unwirksam sein, bleibt der Rest der Vereinbarung davon unberührt. In diesem Falle werden die Parteien eine Regelung treffen, die der wirtschaftlichen Zielsetzung der unwirksamen Regelung am nächsten kommt. Ebenso werden die Parteien im Falle einer planwidrigen Lücke dieser Vereinbarung verfahren.

 

(3) Im Übrigen geltend die zwischen den Parteien bestehenden Verträge, auf deren Grundlage Lieferungen und sonstige Leistungen abgerechnet werden.